Personalmanagement in der Arztpraxis

Zum Personalmanagement in der Arztpraxis gehört mehr, als man auf den ersten Blick annehmen würde. Gutes Personalmanagement fängt bei der Praxisgründung an, denn es beginnt schon mit der Definition der Arbeitsplätze samt Arbeitsplatzbeschreibungen. Mitarbeiter müssen über Stellenanzeigen oder Personalberater gefunden, interviewt und ausgewählt werden. Im Praxisalltag bleibt kaum Zeit, um neue Personalkonzepte zu erstellen, die die Zusammenarbeit und Führung laufend erleichtern und verbessern. Daher ist es von sehr großer Bedeutung, bereits vor der Eröffnung dieses Konzept in seinen wichtigsten Strukturen zur Hand zu haben.

Heutzutage ist es wichtig, ein moderner Chef zu sein, die Mitarbeiter auf Augenhöhe zu behandeln, ein schlagkräftiges Team zu bilden, die Mitarbeiter zu motivieren und ihnen klare Verantwortungsbereiche zuzuweisen. Motiviertes Personal, das gut ausgebildet ist und über breites Fachwissen verfügt, bildet den Kern einer guten Praxis. Somit ist es unerlässlich, in diesem Bereich besonders gut aufgestellt zu sein. Daher sollte auch Weiterbildung und permanente Fortbildung der MitarbeiterInnen von Anfang an geplant und organisiert werden. Auch Bereiche wie Personalsuche, -abrechnung, laufende Mitarbeiterführung und viele mehr werden in Ihrer Praxis Ihre permanenten Begleiter sein. Hier zeige ich Ihnen einen ersten Überblick über die wichtigsten Themenbereiche und mögliche Lösungsansätze.

Personalstrategie

Die Personalstrategie ist essenzieller Bestandteil der gesamten Geschäftsstrategie für Ihre Praxis. Hier zahlt es sich aus, Zeit zu investieren. Denn mit der Personalstrategie legen Sie die künftige geschäftliche Entwicklung Ihrer Praxis fest. Bereiche der Personalstrategie sind unter anderem:

• Welche Fachbereiche müssen die MitarbeiterInnen abdecken? Für einen Zahnarzt hieße das z. B., dass folgende Positionen zu besetzen sind:
  • Empfang, kfm. Assistenz
  • Stuhlassistenz
  • Prophylaxeassistenz
• Qualifikationsentwicklung: Welche laufenden Aus- bzw. Weiterbildungen werden die MitarbeiterInnen brauchen, um die Qualität der Praxis zu erhalten und weiter entwickeln zu können. Welche sind es heute, in 3 und in 5 Jahren?
• Wie haben Sie Ihre Zielgruppe definiert? Hier spielt auch die örtliche Gegebenheit eine nicht zu unterschätzende Rolle. Ist es von Vorteil, wenn die MitarbeiterInnen gewisse Fremdsprachen beherrschen und mit bestimmten kulturellen Besonderheiten umgehen können?
• Wie viele MitarbeiterInnen sollen in Ihrer Praxis beschäftigt sein?
• Wie soll die Mitarbeiterstruktur aussehen? Welche Altersstruktur, Geschlechterzusammensetzung etc. wollen Sie in Ihrer Praxis haben oder ist in Ihrer Praxis sinnvoll?
• Wie soll die Unternehmenskultur gelebt werden, welche Spielregeln wird es geben?
• Employer Branding
  Was unterscheidet Ihre Praxis aus der Sicht Ihrer Angestellten im Vergleich mit anderen Ärzten? Wie erreichen Sie auf dem Arbeitsmarkt ein klares Profil, um die optimalen MitarbeiterInnen anzuziehen und die Mitarbeiterbindung nachhaltig zu stärken

Personalorganisation

Die Personalorganisation ist der Bereich, an dem Teams sehr häufig scheitern. Es ist wichtig, klare Strukturen, Spielregeln und Aufgabengebiete festzulegen und vor allem darauf zu achten, dass sie auch eingehalten werden. Viele Themen werden oft als selbstverständlich angenommen, stellen sich jedoch im Alltag als wahre Sprengfallen für das Funktionieren und den Zusammenhalt von Teams heraus. Unter anderem müssen hier folgende Bereiche unbedingt berücksichtigt werden:

• Urlaubsplanung: Stellen Sie ganz klare Regeln über den Ablauf der Urlaubsplanung auf und definieren Sie auch die No-Gos. Gerade die Urlaubsplanung ist ein höchst sensibler Bereich, der bei den MitarbeiterInnen zu einem dauerhaften inneren Groll führen und somit jedes Unternehmen bedrohen kann. Es wird Ihnen in Ihrer Laufbahn als Praxisinhaber nicht erspart bleiben, die Spielregeln auch mit harten Maßnahmen durchzusetzen, denn MitarbeiterInnen sind oftmals sehr kreativ, wenn es darum geht, den gewünschten Urlaub zu bekommen.
• Stellenbeschreibungen: Die Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter gute Arbeit leisten können und sich ihrer Verantwortung bewusst sind, sind klar definierte Stellenbeschreibungen. An ihnen kann man die Arbeit Einzelner messbar machen.
• Praxisordnung/Aufgabenkatalog: In jeder Praxis sollte eine einheitliche und umfassende Praxisordnung über die Regeln am Arbeitsplatz vorhanden sein. Was sind Rechte und Pflichten der MitarbeiterInnen? Was ist erlaubt, was nicht? Welche Aufgabengebiete gibt es in Ihrer Praxis und wer ist dafür zuständig? Dieser Punkt scheint oberflächlich leicht zu beantworten. Um bei unserem Beispiel der Zahnarztpraxis zu bleiben liegt es auf der Hand, dass die Stuhlassistentin die Instrumententabletts vorbereitet, bei der Behandlung assistiert etc. Jedoch besteht die Praxis nicht nur aus dem Behandlungsraum. Jemand soll die Hauptverantwortung für die Pflanzen in der Praxis übernehmen, ein/e andere/r MitarbeiterIn hat wiederum die Verantwortung für die Sauberkeit im Kühlschrank usw. Und für jede Aufgabe legen Sie auch zumindest eine Vertretung fest.
• Gesetzliche Aufgaben: Zusätzlich gibt es noch weitere Aufgaben, die auch auf die MitarbeiterInnen aufgeteilt gehören. Das reicht von dem Datenschutzbeauftragten über die Erste-Hilfe-Verantwortung bis hin zum Brandschutzbeauftragten usw.
• Wissensmanagement: Viele wichtige Informationen scheinen in keiner Patientenkartei und in keinem Organigramm auf. Die MitarbeiterInnen haben dieses wertvolle Wissen in ihrem Kopf. Stellen Sie sicher, dass dieses Wissen beim Ausscheiden eines Teammitgliedes nicht verloren geht.

Personalsuche & Auswahl

Die Personalauswahl ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren von Unternehmen und auch Praxen. Neben den bereits in der Personalstrategie festgelegten Punkten kommen noch einige essenzielle Kriterien hinzu. Dazu gehören unter anderem:

• Welche Social Skills sollen Ihre MitarbeiterInnen mitbringen?
• Welche „Typen“ wollen Sie an welcher Position haben?
• Welche weiteren Must Haves gibt es?
• Was sind die Knock-out Kriterien?

Wenn Sie all diese Bereiche geklärt haben, können Sie mit damit beginnen, Stellenbeschreibungen für die Ausschreibung zu verfassen.

Personalauswahl

Wenn Sie ein klares Bild Ihrer künftigen MitarbeiterInnen entwickelt haben, können Sie sich auf die Suche begeben. Hier sollten Sie die grundsätzlich Überlegung anstellen, ob Sie persönlich den ganzen Prozess auf sich nehmen oder an eine Personalberatung übertragen wollen. Dabei müssen Sie bedenken, dass im Durchschnitt pro zu besetzender Stelle zwischen 15 und 25 BewerberInnen interviewt werden müssen. Um zu diesen BewerberInnen zu gelangen, brauchen Sie im Allgemeinen 60-80 Lebensläufe, die Sie bereits vorher durchgelesen und bewertet haben. Wenn Sie sich dafür entscheiden, selbst auf die Suche zu gehen, gibt es ein paar grundsätzliche Tipps:

• Zeitungsannoncen sind höchst ineffizient und kostspielig. Das gilt im Besonderen im städtischen Bereich. Landpraxen finden ein etwas anderes Umfeld vor. Hier haben Sie mit einer Schaltung in Ihrer Bezirkszeitung bessere Chancen. Zusätzlich erzielen Sie in diesem Fall auch einen gewissen Werbeeffekt
• Inserate in Sozialen Medien (z. B. Facebook) bringen eine Flut an völlig unqualifizierten BewerberInnen
• MitarbeiterInnen aus dem Bekannten- od. Verwandtenkreis zu rekrutieren bringt immer die Gefahr der Vermischung von Privatem und Beruflichen, unter dem beide Bereiche leiden können

Personalverrechnung

Die Lohn-/Personalverrechnung ist die Königsdisziplin in jeder Steuerberatungskanzlei. Es gibt laufend gesetzliche Änderungen, man braucht spezielle Software und vieles mehr. Zusätzlich hat man in diesem Bereich ein nicht zu unterschätzendes Haftungsthema. Daher empfehlen wir eindringlich, die Personalverrechnung an einen Steuerberater oder einen spezialisierten Dienstleister auszulagern. Die Anbieter einer externen Lohnverrechnung kümmern sich auch um die An- u. Abmeldung von MitarbeiterInnen bei der Sozialversicherung. Je nach Firmengröße werden pro MitarbeiterIn durchschnittlich zwischen 8 und 25 Euro pro Monat verrechnet. Mit diesem Betrag befinden Sie sich auf der sicheren Seite.

Arbeitsrecht

Das Arbeitsrecht ist ein sehr breites und auch oftmals schwieriges Feld. Das beginnt bei der Einrichtung der Arbeitsplätze und der Ordination über den Lichteinfall geht weiter über Dienstverträge usw. Ein von Arbeitsinspektoren gerne kontrollierter Bereich sind die Arbeitszeitaufzeichnungen. Hier empfiehlt es sich ,auf ein elektronisches Systems zu setzen. Es gibt bereits sehr kostengünstige App-Lösungen, elektronische Zeiterfassungssysteme mittels Karte bis hin zur automatisierten Anmeldung über den PC. Aber achten Sie darauf, ob der Anbieter die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Bei Dienstverträgen werden gerne die Standardformulare der jeweiligen Kammer verwendet. Sollten Sie jedoch „besondere“ Regelungen wie etwa Überstundenpauschalen oder andere aus dem Üblichen fallende Vereinbarungen haben wollen, empfehlen wir, einen Arbeitsrechtsexperten zu konsultieren.

Mitarbeiterführung

In der Einleitung habe ich von der modernen Führungskraft gesprochen. Doch was zeichnet eine moderne Führungskraft aus? Das Ziel jeder Führungskraft muss es sein, sich selbst „überflüssig“ zu machen. Selbstverständlich können viele Tätigkeiten nur von Ihnen als Ärztin oder Arzt durchgeführt werden. Aber in allen anderen Bereichen darf es nicht auffallen, wenn Sie einmal länger nicht vor Ort sein sollten. Alles muss auch in dieser Situation wie die Zahnräder in einem Schweizer Uhrwerk ineinandergreifen. Um das zu erreichen, müssen Sie Verantwortung an Ihre MitarbeiterInnen übertragen. Das wird nur selten von Anfang an funktionieren, aber wenn Sie nachhaltig auf die Einhaltung der vereinbarten Prozesse beharren, werden Sie diese Energie sehr gut investiert haben und sich dann tatsächlich auf Ihre eigentliche Tätigkeit fokussieren können. Zu einer modernen MitarbeiterInnenführung gehören auch laufende, standardisierte Mitarbeitergespräche. Führen Sie diese halbjährlich. Das erste Gespräch im Jahr ist eine Bestandaufnahme des Status Quo hinsichtlich Zufriedenheit, Arbeitsleistung, Zielerreichung, evtl. notwendige Unterstützungsmaßnahmen. Dazu gehört auch beidseitiges Feedback dazu. Im zweiten Gespräch kommen noch die persönliche und finanzielle Weiterentwicklung als Themenbereiche hinzu. Verwenden Sie ein standardisiertes Formular und halten Sie darauf auch die Feedbackrunden fest. Lassen Sie dieses Gesprächsprotokoll auch von Ihren MitarbeiterInnen unterschreiben.